mercredi 8 novembre 2023
Optimisez votre budget événementiel : prestige, audiovisuel et agence événementielle
Lieu événementielPlanification et logistique
Décryptage des enjeux budgétaires dans l’événementiel en 2024
Alors que l’année 2023 bat son plein, le secteur de l’événementiel se tourne déjà vers 2024. La demande d'événements ne cesse d'augmenter, mais dans le contexte économique actuel, comment relever le défi de l’inflation tout en préservant le rôle vital de l’événementiel pour le rayonnement de votre image de marque?
À l’automne 2022, Lulu événements a mis en lumière les défis inédits auxquels de nombreuses entreprises ont dû faire face dans le contexte post-pandémique. Aujourd’hui, nous nous penchons sur une question fondamentale : « Mais où va réellement votre argent lors de la planification d’un événement? »
1. La répartition budgétaire
En moyenne, le budget événementiel se divise en trois grandes composantes. En premier lieu, nous avons les coûts liés à l’audiovisuel, suivis des dépenses pour le service de nourriture et de boissons, puis des frais logistiques nécessaires à la conception de l’événement.
Sans surprise, l’audiovisuel occupe une part substantielle du budget, étant au cœur de la majorité des réalisations.
Afin de vous offrir une vue d’ensemble complète des allocations budgétaires pour chaque aspect d’un événement, voici les proportions allouées à chaque partie prenante :
2. Ratio : le prix du prestige
Désormais, avec une idée claire de la répartition de votre argent, il est essentiel de définir quel type d’expérience vous souhaitez offrir à vos convives, l'éclat que vous voulez apporter lors du jour J, tout en tenant compte de vos contraintes budgétaires. De nombreuses entreprises perçoivent l’événementiel comme une expérience prestigieuse, et bien que cette vision soit justifiée, le coût par invité peut varier en fonction de votre propre interprétation de ce prestige. Pour vous guider, nous vous présentons des exemples de fourchettes de prix par type d’événement :
Qu’entendons-nous par les termes « prestige » et « haut prestige »?
En règle générale, un événement de prestige se caractérise par une collaboration avec un traiteur, lors duquel les convives boivent du mousseux, et l'utilisation d’une décoration considérée comme « traditionnelle » dans la production de l’événement.
En revanche, un événement de haut prestige implique souvent la présence d’un·e chef·fe exécutif·ve aux commandes de la cuisine. Vos invités ont le privilège de savourer du champagne dans un environnement « haute-couture » ou « sur mesure », spécialement conçu pour correspondre parfaitement à la thématique choisie.
Désormais, il vous appartient de définir ce que signifie « prestige » pour votre événement.
3. La force d'une agence événementielle
L’événementiel est bien plus qu’un simple outil de communication ; c’est une discipline à part entière. Lorsqu’une agence prend en charge un·e client·e et son projet, elle apporte bien plus qu’une expertise créative et logistique.
Tout d’abord, elle doit écouter attentivement le client·e, et si nécessaire, recadrer les objectifs et la faisabilité du projet. L’agence doit posséder l’expérience requise pour remettre en question le ou la client·e afin d’optimiser l’allocation du budget, garantissant que chaque dollar contribue pleinement au message souhaité.
De plus, la solidité d’une agence repose sur la qualité de ses ressources et ses relations étroites avec ses fournisseurs. Ce réseau de qualité constitue une assurance pour anticiper et éviter des problèmes potentiels. Les fournisseurs expérimentés sont toujours prêts à agir rapidement face à toutes éventualités.
En fin de compte, une agence événementielle apporte un savoir-faire et une expertise qui réduisent considérablement le niveau de risque.
En espérant que ces précieux conseils de Lulu événements vous guideront vers une planification plus avisée de vos futurs événements, vous permettant d’atteindre le niveau de prestige souhaité tout en maintenant un équilibre financier optimal. Nous comprenons que jongler entre les objectifs de votre entreprise et les contraintes budgétaires n’est pas toujours une tâche aisée, mais sachez que nous sommes là pour vous accompagner dans cette équation délicate.